Blackbox Lead System: wertvolle Planungsgrundlage oder Stochern im Nebel?

Das Blackbox Lead System ist seit Jahren für Unternehmen im Fahrrad- und E-Bike-Segment, aber auch Messeveranstaltern oder auch von Marktbegleitern im Outdoorsport allgemein, ein probates und hilfreiches Mittel, wertvolle Leads zu Testfahrten und Verleihvorgängen zu gewinnen. Entwickelt wurde das Gerät vom Team des Unternehmens Greenfinder, welches von Sascha Nachtnebel gegründet wurde. Wie es zur Entwicklung des Systems kam, erzählt der Macher jetzt im Interview.

Sascha, seit über 10 Jahren unterstützt Greenfinder die Fahrrad-Industrie mit unterschiedlichen, meist digitalen Dienstleistungen. Ihr seid mit einem Vergleichsportal für E-Bikes gestartet und dann 2015 umgeschwenkt auf Services für Events. Dabei haben ein paar Dinge nicht so geklappt, wie zuerst geplant. Doch eure digitale Lösung zur Lead-gewinnung scheint sehr guten Anklang bei vielen Marken zu finden. Wie sieht dein Blick darauf aus?

Ja, das stimmt. Anfangs dachten wir, das E-Bike Vergleichsportal würde der Fahrradwelt helfen, einen Überblick zu bekommen. Wir hatten Leistungen für Fachhändler, Hersteller und natürlich Kaufinteressenten. Ich war von unserem Erfolg bei Verivox sehr beflügelt und dachte, wir könnten das ebenso für den E-Bike Markt umsetzen. Dabei waren wir viel zu früh dran und haben den Markt unterschätzt. Doch Flexibilität zählt auch heute noch zu unseren Stärken und so haben wir uns neu orientiert und zahlreiche Probleme bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Testfahrten entdeckt. Dafür haben wir dann Lösungen wie unsere App und die Blackbox entwickelt.

Was macht die Blackbox genau?

Den Namen haben wir uns aus der Luftfahrt geliehen, weil die Blackbox dort das gleiche macht wie bei uns: sie nimmt alle Daten auf. In unserem Fall vereinfacht die Blackbox den Verleihprozess, spart Aufwand, Zeit und Personalkosten und gewinnt wertvolle Daten für Marketing, Produktentwicklung und Eventplanung. Es ist eine smarte Lösung zur digitalen Leadgewinnung.

Welche Anwendungsfälle gibt es dafür?

Überall dort, wo Menschen etwas ausprobieren wollen und sich dafür (zum Teil aus Haftungsgründen) registrieren müssen. Momentan setzen wir die Blackbox im Fahrrad- und Klettermarkt ein, Wintersport und Wassersport sind ebenfalls in Planung. Im Prinzip kann die Blackbox überall dort eingesetzt werden, wo es einen Verleihprozess gibt.

Wer nutzt die Blackbox aktuell?

Das sind überwiegend namhafte Hersteller und Marken aus der Fahrradindustrie, aber auch Veranstalter von Leitmessen wie die Eurobike oder die Cyclingworld. Letztere begleiten wir bereits seit ihrer Premiere 2017 und wir reuen uns natürlich auf New York City mit der Cyclingworld. Das Interesse an unseren Lösungen steigt mit dem Wunsch nach der Digitalisierung. Wir sind mit weiteren, großen Marken im Gespräch und realisieren ständig neue Demo-Einsätze für interessierte Marken. Dabei sind auch Hersteller für Getriebe, Motoren oder Helme.

Wie seid ihr auf die Idee mit der Blackbox gekommen?

Auf unseren Messe- und Eventbesuchen haben wir in den letzten 10 Jahren viele Dinge wahrgenommen, die aus unserer Sicht eigentlich garnicht sein dürfen.

Während wir mit unserer Eventagentur über 40 Eventeinsätze für einen großen Antriebshersteller realisiert haben, konnten wir einen sehr umfangreichen Einblick in sämtliche Bereiche der komplexen Problematik von Events gewinnen. Zusammengefasst sind das 3 große Themen:

1 Katastrophale Prozesse

Das eingesetzte Event-Personal ist einer der teuersten Faktoren auf Events. Leider kann sich das Personal garnicht wirklich auf den Kern der Arbeit konzentrieren, weil es mit ineffizienten Prozessen aufgehalten wird und viel Zeit verbrennt, z.B. beim Verleih und der Rücknahme von Testrädern.

Produkte werden auf Zettelchen handschriftlich reserviert, niemand hat wirklich einen Überblick. Physische Ausweise von Besuchern werden als Pfand genommen und oft unsicher und sowieso rechtswidrig gelagert. Sobald ein Mitarbeiter in Pause geht, gehen damit auch die wichtigen Infos in Pause und alle anderen stehen dumm da. Auf jedem Event werden Ausweise vergessen oder verloren, das geht nicht.

Ganz schlimm wird es bei Tourenplanungen mit mehreren Ausfahrten pro Tag oder wenn zu Stoßzeiten viele Besucher auf einen Schlag an den Stand kommen. Dann entstehen meterlange Schlangen am Stand, nervige Wartezeiten im Regen oder der prallen Sonne und Frust auf allen Seiten.

Das sorgt oft für Hektik und Stress am Stand und überträgt sich auf alle Beteiligten im Team und die Besucher der Veranstaltungen.

Das ist doch nicht erst seit gestern so? Warum wird daran nichts geändert?

Ja, das stimmt. Uns wundert das auch und wir kennen verschiedene Gründe dafür. Angst vor Veränderung ist einer davon. “Wir haben das schon immer so gemacht.” oder “Das funktioniert sowieso nicht, das haben schon viele probiert.”

In der Fahrradbranche gibt es außerdem eine hohe Fluktuation, Mitarbeiter wechseln ihre Unternehmen relativ schnell und die neuen Mitarbeiter haben entweder keine Erfahrung mit Digitalisierung oder trauen sich nicht an das Thema – verständlicherweise, es ist ja auch komplex.

Erstaunlich finden wir, dass es immer noch Aussteller und Veranstalter gibt, die im 21. Jahrhundert mit Papier und Zettelwirtschaft arbeiten, wo spätestens seit der Pandemie jeder altmodische Verbraucher verstanden hat, wie ein QR Code und ein Webform funktioniert.

Das war das erste, große Problem, das wir mit der Blackbox gelöst haben: Keine Warteschlangen mehr, einfache und schnelle Prozesse am Stand, viel mehr Zeit für die Kernaufgaben bei der Beratung und voller Überblick zur Event Performance, auch nach der Veranstaltung.

Ein weiteres Problem ist das angeblich geringe Budget. Der Witz dabei ist, dass die Mehrzahl der Unternehmen massiv Geld im Event-Marketing verbrennt, ohne den Erfolg zu messen. Was hat es denn wirklich gebracht, dass Touren organisiert wurden oder 6 Mitarbeiter Vollzeit am Stand waren?

Wir hören oft, dass unsere Lösung teuer wäre, doch bei einem Lead-Preis von unter 5 Euro muss ich da nur schmunzeln. Richtig teuer ist es, wenn man die wertvollen Daten einfach liegen lässt oder nur teilweise mitnimmt und dann aber nicht auswertet und für Marketing, Produktentwicklung oder Strategieplanung verwendet. Das führt uns direkt zum zweiten großen Problem:

2 Ungenutztes Potenzial

Auf jeder Veranstaltung entstehen extrem wertvolle Daten, die viel zu oft auf der Straße liegen bleiben, weil nur wenige smarte Aussteller den Wert dieser “Bodenschätze” verstanden haben.

Es beginnt bei den Registrierungen zum Testerlebnis, wo wir demographische Daten wie Alter und Anschrift einsammeln und auswerten können – und es geht weiter bei Kontaktdaten wie E-Mail Adresse und Handynummer, die es mir ermöglichen, die Besucher noch während des Events zu kontaktieren. Auf unserer Roadshow in den USA konnten unsere Nutzer dadurch gezielt Werbung auf Postleitzahlen-Ebene schalten.

Dass man bei der Anmeldung zum Verleih auch gleich eine Umfrage starten kann, die 100% Konvertierungsrate hat, haben nur wenige auf dem Schirm. Die Besucher machen da gerne mit, weil sie alle gerne Testen wollen und da wir Datenschutz sehr ernst nehmen, entsteht auch das nötige Vertrauen.

Was bringen Umfragen für einen Mehrwert?

Die Nutzer unserer Blackbox fragen direkt bei der Anmeldung zur Testfahrt, ob die Besucher die Marke kennen, was sie von der Marke halten, über welchen Werbekanal sie über das Event erfahren haben oder ob sie eine Weiterempfehlung oder einen Kauf planen. Alle, die wirklich etwas von Marketing verstehen, freuen sich über diese Daten.

Doch diese Informationen bleiben bei den meisten Ausstellern und Veranstaltern einfach ungenutzt, weil sie entweder garnicht oder nur in geringen Mengen eingesammelt werden. Es gibt sogar Aussteller, die „gar keine digitalen Daten haben wollen“, weil die angeblich „nichts bringen“ würden. Da wundert uns natürlich nicht, dass solche Marken dann langsam aber sicher von der Bildfläche verschwinden.

Unsere Blackbox Lead System Kunden wissen zu jeder Zeit ganz genau, welcher Besucher welches Produkt wann geliehen hat, wie lange getestet wurde und welcher Eindruck nach dem Verleih entstanden ist.

Mehr noch: Diese Infos ermöglichen natürlich eine leichte Kontaktaufnahme nach dem Event. So kann die Marke ihren Testern & Standbesuchern automatisiert Infos und Mails zu den getestetem Produkten zukommen lassen und diese direkt zum Händler vor Ort führen – denn wir wissen dank der Blackbox ja, woher die Besucher kommen. Wieviel Besucher würden sich freuen über eine kurze Nachricht mit “Danke für deinen Besuch an unserem Stand! Hier ist ein Gutschein.” oder “Hier findest du unseren Fachhändler in deiner Nähe” oder “Hier sind die Bikes, die du getestet hast und dein Feedback direkt nach der Fahrt.”

3 Strategische Planung im Blindflug

Ein weiteres Problem hat uns als Full Service Agentur natürlich schwer beschäftigt: Wir haben in den letzten Jahren große Marken bei der Planung und Umsetzung ihrer Eventauftritte beraten, aber auch bei strategischen Entscheidungen zu Marketingmaßnahmen wie Merchandising, Sponsorings und Prozessen unterstützt.Dabei ist uns aufgefallen, dass ein erheblicher Teil des Budgets einfach planlos verschwendet wird.

Das fängt bei der Auswahl der Events an: oft werden völlig ungeeignete Veranstaltungen für Messeauftritte ausgewählt, die das Unternehmen am Ende 15.000 – 20.000 Euro kosten, doch keinerlei sinnvollen Output bringen, wenn man die strategische Ausrichtung der Unternehmen betrachtet.

Aber die Mitarbeiter sind doch oft persönlich vor Ort

Ja, schon. Doch jeder, der mal auf den Events von Anfang bis Ende dabei war, der weiß, was da alles zu tun ist. Mitarbeiter müssen sich um eine komplexe Liste von Aufgaben kümmern, Anreise, Unterkunft, Auf- und Abbau, Kommunikation mit dem Veranstalter, Fahrbereitschaft der Testflotte, Ersatzteile, Vorbereitung des Merchandising und Standbetrieb, Kundenbetreuung, Businesstermine, Presse, Tourenplanung, Teambuilding und vieles mehr.

Der operative Betrieb eines Messestands lässt sehr wenig Raum für eine objektive Betrachtung und gerade in der Hauptsaison sind viele Mitarbeiter wochenlang zum Teil international auf Reisen und realisieren ein Event nach dem anderen. Das zehrt an den Kräften und nebenbei ist ja auch noch der eigentliche Job zu erledigen.

Wie soll man da einen objektiven, klaren Überblick zu den einzelnen Events behalten, geschweige denn: sich nach der Saison noch an alles erinnern können? Ich war zwar vor Ort, aber ich kann dir heute nicht mehr sagen, wieviele Testfahrten unser Kunde in den letzten Jahren auf dem Event in Brixen hatte – aber ich kann nachschauen.

Woran scheitert eine effektive Planung denn?

Grund dafür ist, dass die Event-Planer aufgrund der genannten Punkte nur eine ungefähre Ahnung davon haben, was auf dem Event tatsächlich los war. Selbst wenn sie persönlich vor Ort waren, gibt es keine belastbaren Zahlen, die einen erneuten Auftritt rechtfertigen würden. Wir haben solche Auftritte in den letzten Jahren begleitet und es hat weh getan, diese Budgets verschwendet zu sehen. Wir sprechen hier von tausenden Euro pro Event, die vergeudet werden und tausenden, die ungenutzt liegen bleiben.

Ein weiteres Problem ist, dass oft eine ineffiziente Produktpalette vor Ort ist. Auch hier liegt es daran, dass nur wenige Planer zu wissen scheinen, was wirklich vor Ort benötigt wird. Wir kennen Unternehmen, die locker doppelt so viele Testfahrten umsetzen könnten, wenn sie die richtige Menge der benötigten Räder auf ihren Events zur Verfügung stellen könnten.

Fatal daran ist: es kommt nie ans Tageslicht. Die einzige Info, die dann beim Debriefing in der Firmenzentrale gespielt wird ist: “Dieses Mal war nicht so gut wie letztes Mal.” oder “Es war viel los am zweiten Tag und wir hatten ein paar Ausfälle wegen Reparaturen.” Dass man mit einer effizienten Flotte und schnellen Prozessen vor Ort mit weniger Personal viel mehr Testfahrten realisieren könnte, bleibt ungesagt.

Wie würde ein optimales Ergebnis aussehen?

Was ich als Geschäftsführer oder Entscheidungsträger eigentlich hören will ist: “Wir hatten diesmal im Schnitt 100 Testfahrten pro Tag, der Samstag war der stärkste Tag. Alle Besucher haben nach der Fahrt ein belastbares Feedback abgegeben, die Auswertung ist hier in Diagrammen zu sehen. 89% unserer Tester finden unsere Marke super, 70% aus Österreich kannten unsere Marke nicht. 30% kennen uns über Social Media, 45% über Magazine. 10% Fachhändler waren vor Ort. Wir empfehlen dieses Event weiter auszubauen, Personal nur am Wochenende aufzustocken und die Testprodukte anzupassen wie hier vorgeschlagen.”

Mit diesen Infos kann ich Entscheidungen treffen, die meine Marke nachhaltig erfolgreich machen. Alles andere ist Wischiwaschi.

Durch den kontinuierlichen Einsatz der Blackbox entsteht eine sehr wertvolle Planungsgrundlage, die es den Nutzern ermöglicht, die richtigen Events auszuwählen und dann mit der besten Auswahl und Menge an Testrädern vor Ort zu sein.

Durch die einfache Handhabung und die schnellen Prozesse wird ein viel höherer Durchlauf möglich, bei gleichzeitig reduziertem Personalaufwand. Es ist daher kein Wunder, dass immer mehr große Marken dieses einfache Leihsystem integriert haben.

Gibt es Alternativen zur Blackbox?

Wenige, aber ja. Allerdings muss man dann Abstriche beim Leistungsumfang machen. Einige Marken haben eigene “digitale Systeme” entwickelt, wo sie manuell Daten in Excel eintragen und glauben, sie sparen dadurch Geld oder Zeit. Das ist natürlich Unsinn, da das Personal 70 – 80% der Gesamtkosten ausmacht und die Daten dann noch manuell verarbeitet werden, wenn überhaupt.

Andere Marken haben sich teure Systeme entwickeln lassen, die einen reduzierten Leistungsumfang der Blackbox haben. Das beste, was wir bisher gesehen haben, ist die Eigenentwicklung von Bosch. Hierbei wird jedoch von vielen unterschätzt, wieviel Aufwand, Zeit und Kosten mit so einer Eigenentwicklung verbunden sind. Da gehen gerne mal ein paar Jahre ins Land und in diesem Jahren wird eben wieder nichts an Daten erwirtschaftet. Mal ganz abgesehen von den mittleren, sechsstelligen Entwicklungskosten.

Drittanbieter von Apps gibt es auch, hier fehlen jedoch aus unserer Sicht die erfolgsentscheidenden Komponenten Infrastruktur und Hardware. Wenn du nur eine App runterladen auf deine eigenen Geräte runterladen sollst, dann scheitert es schon an der Firmware deiner Geräte, der Browserversion oder der Internetverbindung vor Ort.

Kleine Anekdote dazu: einer unserer großen Kunden war gezwungen, auf einem Event im Ausland eine andere App zu nutzen, doch die Geräte der Anbieter dort funktionierten nicht. Wir haben über unsere digitale Fernwartung einfach die Fremd-App auf unsere Blackbox-Geräte gespielt und schon war unser Kunde einsatzbereit – mit einer Konkurrenz-App auf unserer Hardware. Das war lustig. Eine App basteln kann heute fast jeder. Wer den Testverleih auf einem Event erfolgreich digital abbilden will, braucht schon eine erprobte, professionelle Lösung. Daher vertrauen uns auch große Marken seit vielen Jahren.

Was ist so besonders an eurer Lösung?

Unser Blackbox Lead System ist eine Komplettlösung, bei der du Anwender bist und nicht noch zusätzliche Aufgaben erledigen musst wie z.B. ausreichend Geräte besorgen, Geräte konfigurieren, einstellen, Apps installieren, Internet und Datenvolumen beschaffen, und so weiter.

Bei der Blackbox ist alles dabei. Du klappst sie auf und legst direkt los mit dem Registrieren von Besuchern, dem Verknüpfen mit Testprodukten und den Befragungen nach der Testfahrt. Wir arbeiten nur mit Apple Geräten, einem LTE Hotspot inkl. Datenvolumen, einer autarken Stromversorgung und einer hausgemachten, einsatzerprobten App.

Das ist ja auch der Grund, warum uns die großen Leitmessen wie Eurobike oder Cyclingworld seit vielen Jahren immer wieder zentral einsetzen. Die Blackbox funktioniert eben auch unter extremen Bedingungen. Viele unserer Kunden wissen zu schätzen, dass wir sehr hilfsbereit und flexibel sind und auch im Notfall zu erreichen sind.

Der erste Test kostet nichts, stimmt das?

Genau. Wir verkaufen keine Katze im Sack. Wir wollen, dass jeder genau weiß, wie sich die Arbeit am Stand mit der Blackbox anfühlt. Da die Einrichtung so einfach ist, können wir die Box einfach direkt auf dem Event einrichten, das dauert keine 15 Minuten.

Die Leih-Produkte sind je nach Menge ebenso schnell angelegt und die Usability der App ist selbsterklärend. So haben wir auf den letzten Events über 20 Demos realisiert. Vorlaufzeit sind nur wenige Tage, daher lohnt es sich auch, für die Ebikedays in München anzufragen, wir sind mit der Blackbox vor Ort und betreuen unsere Nutzer.

Wie kann man mehr über die Blackbox erfahren?

Am besten im persönlichen Gespräch, das man ganz einfach und natürlich digital buchen kann. Für alle, die sich beim Thema Digitalisierung noch unsicher sind, haben wir eine kleine Präsentation vorbereitet. www.greenfinder.info/blackbox

Wir sprechen mit Unternehmen, die den Wert von digitalen Daten auf Events verstanden haben und kurzfristig eine nachhaltige, sinnvolle Lösung brauchen. Und natürlich können wir uns nur mit Marken unterhalten, die verstehen, dass 5 Euro pro Lead ein Schnäppchen sind.

In der Regel erörtern wir 30 Minuten den Bedarf und stellen dann ein Angebot zusammen. Aktuell bieten wir 2 Optionen an: BlackboxNOW und BlackboxPRO, also entweder tagesbasierte Miete für Firmen mit wenigen Eventauftritten pro Jahr oder eine Flatrate für 12 und 24 Monate, bei der die Blackbox bei der Marke verbleibt.

In jedem Fall sprechen wir immer über eine maßgeschneiderte Lösung, die genau zu der Marke und den Events passt und wir freuen uns über jede Demo, die wir umsetzen dürfen. Ähnlich wie bei den Diskussionen über den Sinn von E-Bikes verhält es sich auch bei unserer Blackbox: Shut up and try.